22.07.2024
Tarjouspyyntö: Pohjois-Pohjanmaan liiton tilikausien 2025–2028 sekä optiona tilikauden 2029 tilintarkastuspalvelut
Hankintayksikkö
Pohjois-Pohjanmaan liitto
Y-tunnus: 0922484-4
Poratie 5 A
90140 Oulu
Hankinnan yhteyshenkilö
Arja Hankivaara
arja.hankivaara@pohjois-pohjanmaa.fi
p. 050 322 5797
Pohjois-Pohjanmaan liitto on Pohjois-Pohjanmaan 30 kunnan muodostama kuntayhtymä. Päätöksenteko perustuu kunnalliseen demokratiaan ja päätösvaltaa liitossa käyttävät maakuntavaltuusto ja -hallitus. Liiton tehtäviä ovat alueellinen kehittäminen, muun muassa aluekehittämisohjelmien sekä EU-ohjelmien valmistelu ja laadinta yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa, maakuntakaavoitus, edunvalvonta ja maakunnan tunnetuksi tekeminen. Toimimme yhdessä eri yhteistyötahojen kanssa maakunnan parhaaksi.
Pohjois-Pohjanmaan liitto toimii välittävänä viranomaisena Uudistuva ja osaava Suomi 2021–2027 EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelmassa sekä Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 rakennerahasto-ohjelmassa. Pohjois-Pohjanmaan liitto välittää lisäksi kansallisia AIKO- ja AKKE-rahoituksia.
Pohjois-Pohjanmaan liitto toimii Karelia ENI CBC -ohjelman hallintoviranomaisena. Ohjelman tehtävien arvioidaan päättyvän vaiheittain vuoden 2025 helmikuun loppuun mennessä.
Pohjois-Pohjanmaan liiton toimisto sijaitsee Oulussa ja liiton palveluksessa on noin 50 henkilöä. Liiton keskeiset toiminta-asiakirjat löytyvät verkkosivuilta: Toimintaa ohjaavia asiakirjoja, ohjelmia ja ohjeita – Pohjois-Pohjanmaan liitto
Hankintamenettely
Hankinnan kokonaisarvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouspyyntö lähetetään Pohjois-Pohjanmaan liiton valitsemille palveluntuottajille sekä julkaistaan liiton verkkosivuilla osoitteessa www.pohjois-pohjanmaa.fi.
Hankinnan kohde
Pohjois-Hankinnan kohteena on Pohjois-Pohjanmaan liiton tilikausien 2025–2028 sekä optiona tilikauden 2029 tilintarkastuspalvelut:
- hallinnon ja talouden lakisääteisen tilintarkastuksen suorittaminen Kuntalain (410/2015) 122–125 § mukaisesti
- muut, HT-pätevyyttä edellyttävät tarkastuspalvelut, kuten hankkeiden tilintarkastukset, rahasto-ohjelmien hallinnointiin liittyvät tilintarkastukset sekä muut erilliset tarkastuspalvelut
- tarkastuslautakunnan kokoukseen osallistuminen.
Vastuullinen tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista. Vastuullisen tilintarkastajan tulee osallistua tarkastuslautakunnan kokouksiin.
Edellä mainitun kuntalain tilintarkastuksen laajuus on 10–15 päivää vuodessa, josta vastuullisen tilintarkastajan tarkastuspäivien osuuden tulee olla vähintään 60 prosenttia. Tarkastuspäivän pituudeksi tarjouksessa oletetaan seitsemän (7) työtuntia.
Ehdottomat vaatimukset
Tarjouksen on täytettävä seuraavat ehdottomat vaatimukset. Ehdottomien vaatimusten täyttyminen on ilmettävä hankintayksikölle toimitettavista tarjousasiakirjoista.
- Tarjoajan tulee olla kuntalain 122 §:ssä tarkoitettu tilintarkastusyhteisö.
- Tilintarkastusyhteisön tulee määrätä vastuulliseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja.
- Tilintarkastusyhteisöllä ja vastuullisella tilintarkastajalla tulee olla vähintään neljän vuoden kokemus kuntien tai kuntayhtymien tarkastuksesta vuosilta 2014–2023. Kokemus ilmoitetaan tarjouksessa.
- Tilintarkastusyhteisöllä ja hanketarkastuksiin nimettävällä tilintarkastajalla tulee olla tarkastuskokemusta EU- tai muiden kansallisten hankkeiden erityistuntemusta vaativien tehtävien tarkastuksesta vuosien 2014–2023 ajalta. Kokemus ilmoitetaan tarjouksessa.
- Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa.
- Tilintarkastusyhteisöllä tulee olla koko sopimuskauden kattava vastuuvakuutus.
- Tilintarkastusyhteisön tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset.
- Sopimus koskee tilikausien 2025–2028 tarkastusta. Sopimusta on mahdollista jatkaa optiona samoilla ehdoilla tilikaudelle 2029. Ratkaisun optio-oikeuden käyttämisestä tekee Pohjois-Pohjanmaan liitto ja sen käytöstä ilmoitetaan tilintarkastusyhteisölle viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Salassa pidettävien tietojen merkitseminen tarjouksessa
Tarjoukseen sisältyvät julkisuuslain perusteella salassa pidettävät tiedot (liikesalaisuudet) on esitettävä erillisessä liitteessä. Tarjoajan on perusteltava, miksi liikesalaisuudeksi merkityt tiedot ovat salassa pidettäviä. Tarjous ei voi olla kokonaisuudessaan liikesalaisuus.
Hintojen ilmoittaminen
Tarjous sisältää kaikki seuraavat hintatiedot. Tarjouksen hinta sisältää kaikki kulut arvonlisäverottomina. Erillisiä matka-, toimitus- tai muita kuluja, lisäeriä ja varaumia ei hyväksytä.
Tarjouksen hinnoitteluosiosta on käytävä ilmi
- päivähinta JHT-tilintarkastukselle
- päivähinta muille HT-pätevyyttä edellyttäville tarkastuspalveluille, kuten hankkeiden tilintarkastuksille, rahasto-ohjelmien hallinnointiin liittyville tilintarkastuksille sekä muille erillisille tarkastuspalveluille
- kertahinta tarkastuslautakunnan kokoukseen osallistumiselle.
Tarkastuslautakunta pitää vuosittain keskimäärin viisi kokousta, joiden kesto on noin kolme tuntia. Kokouksiin osallistumisen kertahinta voidaan laskuttaa vain sellaista kokouksista, jotka järjestetään eri päivänä kuin tilintarkastajan tarkastuspäivät.
Palvelun tarjoajalla on ensimmäisen vuoden jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Palvelun tarjoajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä.
Maksuehdoista sovitaan erillisessä hankintasopimuksessa.
Tarjouksen valintaperusteet
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus halvimman hinnan perusteella.
Tarjoukset, jotka täyttävät kaikki tarjouspyynnössä esitetyt edellytykset, asetetaan paremmuusjärjestykseen halvimman hinnan perusteella seuraavien painoarvojen mukaisesti:
- JHT-tilintarkastuksen päivähinta: painoarvo maksimi 50 pistettä
- muiden, HT-pätevyyttä edellyttävien tarkastuspalveluiden päivähinta: painoarvo maksimi 30 pistettä
- tarkastuslautakunnan kokouksiin osallistumisen kertahinta: painoarvo maksimi 20 pistettä.
Tarjoukset vertaillaan laskukaavalla: edullisin hinta / tarjottu hinta * painoarvopisteet.
Jos arviointipisteet menevät tasan, valitaan palvelun tuottajaksi se, joka saa korkeimmat pisteet JHT-tilintarkastuksen päivähinnan osalta. Jos myös JHT-tilintarkastuksen pisteet ovat tasan, ratkaisee arpa.
Hankintaa ja tarjousta koskevat yleiset ehdot ja vaatimukset
Hankinnassa ja tarjouksessa noudatetaan seuraavia yleisiä ehtoja ja vaatimuksia.
- Hankinnassa noudatetaan yleisiä sopimusehtoja, JYSE Palvelut 2022
- Alihankinta ei ole sallittu.
- Osatarjoukset eivät ole sallittuja.
- Tarjouksen tulee olla suomenkielinen.
- Tarjoajalla ei saa olla maksamattomia veroja tai sosiaaliturvamaksuja, eikä tarjoaja ole saanut rikkoa ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisia velvoitteita. Jättämällä tarjouksen tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä sille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjoajan on pyydettäessä esitettävä selvitys soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä sekä tilaajavastuulain 5 §:n mukaiset selvitykset.
- Tarjouksessa nimetyn vastuullisen tarkastajan vaihtaminen kesken sopimuskauden edellyttää perusteltua syytä ja tarkastuslautakunnan suostumusta. Mikäli nimettyä henkilöä vaihdetaan, uudella henkilöllä on oltava vastaava pätevyys ja kokemus.
- Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille. Tällainen mahdollinen muutos on muun muassa tilintarkastusyhteisön omistuspohjan muutos tai kuntayhtymän tehtävien olennainen supistuminen tai laajentuminen.
Tarjouksen hylkäämisperusteet
Tarjouskilpailusta suljetaan ennen hankintojen vertailua ulos ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön ehdottomien vaatimusten tai hankintamenettelyn ja tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaisia. Hankintayksikkö voi harkintansa mukaisesti sulkea tarjoajan tarjouskilpailusta hankintalain mukaisten poissulkemisperusteiden täyttyessä. Tarjouskilpailusta suljetaan ulos myös sellainen tarjous, joka on saapunut tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen jättämiselle asetetun määräajan päättymisen jälkeen. On hankintayksikön harkintavallassa, pyytääkö se täsmentämään tai täydentämään saapunutta tarjousta. Tilaaja varaa mahdollisuuden hylätä perustelluista syistä kaikki saapuneet tarjoukset.
Lisätietopyynnöt
Tarjouspyyntöä koskevat lisätietopyynnöt on toimitettava 29.7.2024 klo 15 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@pohjois-pohjanmaa.fi. Sähköpostin otsikkokenttään on merkittävä viite Tilintarkastuspalvelut. Kysymyksistä ja vastauksista laadittu yhteenveto julkaistaan osoitteessa www.pohjois-pohjanmaa.fi viimeistään 3.8.2024.
Tarjouksen jättäminen ja tarjouksen voimassaoloaika
Kirjallinen tarjous liitteineen toimitetaan Pohjois-Pohjanmaan liittoon 16.8.2024 klo 15 mennessä sähköisesti osoitteeseen kirjaamo@pohjois-pohjanmaa.fi. Sähköpostin otsikkokenttään merkitään viite Tilintarkastuspalvelut. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
Tarjouksen on oltava voimassa 28.2.2025 saakka.
Pohjois-Pohjanmaan liitto
Jussi Rämet
Maakuntajohtaja
