Pohjois-Pohjanmaan liitto on lakisääteinen kuntayhtymä, joka maankäyttö- ja rakennuslain mukaan hoitaa alueensa maakuntakaavoituksen ja alueiden kehittämislain mukaan vastaa alueen yleisestä kehittämisestä. Näiden tehtävien lainmukainen hoitaminen edellyttää myös henkilötietojen käsittelyä.
Tietojen käsittely perustuu useisiin lakeihin tai asetuksiin, mutta usein myös suostumukseen. Pohjois-Pohjanmaan liitto noudattaa toiminnassaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GPDR, General Data Protection Regulation) sekä tietosuojalakia.
Pohjois-Pohjanmaan liiton tietoturva- ja tietosuojasääntö hyväksyttiin maakuntahallituksessa 23.5.2022.
Henkilötietojen keräys, käsittely ja säilytys
Pohjois-Pohjanmaan liitto kerää toimintansa kannalta vain olennaisia tietoja kuten nimiä ja yhteystietoja. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon. Lisäksi henkilötietoja on suojattu erilaisilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä, joilla varmistutaan että vain ne henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät niihin käsiksi.
Henkilötietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille, joille Pohjois-Pohjanmaan liitolla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja tai osapuolia, jotka tekevät henkilötietojen käsittelyä Pohjois-Pohjanmaan liiton lukuun. Pohjois-Pohjanmaan liitto varmistaa, että sopimuskumppaneiksi on valittaa vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Pohjois-Pohjanmaan liitolle jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu. Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.
Henkilötietoja säilytetään erilaisten lakien velvoittaman ajan. Säilytysaikoja on määritelty tarkemmin arkistonmuodostussuunnitelmassa. Säilytysajoissa on huomioitu myös Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksia asiakirjojen säilytysajoista. Hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti tiedot hävitetään, kun niitä ei enää tarvita.
Henkilötietoihin liittyvät pyynnöt
Rekisterinpitäjän on pystyttävä vahvistamaan tietosuojaoikeuksiaan käyttävän rekisteröidyn henkilöllisyys. Tämän vuoksi henkilötietoihin liittyvät pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti Pohjois-Pohjanmaan liiton toimistolla käyntiosoitteessa:
Pohjois-Pohjanmaan liitto
Poratie 5 A
90140 Oulu
Pyyntö voi liittyä tietojen tarkastamiseen, oikaisemiseen, poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen tai käsittelyn vastustamiseen.
Tilatut tiedot toimitetaan kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta.
Tietoihin liittyvistä pyynnöistä tulee käydä selville henkilö, kenen tietoja pyydetään (henkilötunnus, nimi, osoite) ja miltä ajalta tiedot halutaan tarkastaa. Tarkastuspyyntöjen yhteydessä tarkastetaan aina pyytäjän henkilöllisyys.
Rekisterinpitäjä
Pohjois-Pohjanmaan liitto
Poratie 5 A, 90140 Oulu
Puh. 040 685 4000
kirjaamo@pohjois-pohjanmaa.fi
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa. Pohjois-Pohjanmaan liiton tietosuojavastaavana toimii tietohallintopäällikkö Markku Lipponen, markku.lipponen@pohjois-pohjanmaa.fi, p. +358 (0)40 707 2721.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot
Tietosuojavaltuuten toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki/ PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi
Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluu myös tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista, jos niitä tapahtuu.
Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle
Henkilötietovarannot
| Henkilötietovaranto | Käsittelyn tarkoitukset | Käsittelyn oikeusperuste | Henkilötietojen säilyttämisaika tai kriteerit |
|---|---|---|---|
| Asianhallinnan tietovaranto | Asianosaisten nimi- ja yhteystietoja käsitellään tiedonhallintalain mukaisen asiarekisterin ylläpitämiseksi ja käsiteltävänä olevien asioiden ratkaisemiseksi. Pohjois-Pohjanmaan liiton käsiteltävinä olevien ja olleiden asioiden, niiden metatietojen ja asioiden käsittelyä koskevien asiakirjojen rekisteröinti ja sähköinen säilyttäminen perustuu tiedonhallintalakiin. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | Tietojen säilytysajat vaihtelevat käsitellystä asiasta tai asiakirjasta riippuen. Säilytysajat määritetään tiedonohjaussuunnitelmassa. |
| EAKR-tietovaranto | Asianosaisten hankkeiden hakijoiden ja toteuttajien nimi- ja yhteystietoja, sekä hankkeiden toteuttajien henkilöstön palkkatietoja käsitellään EAKR-rakennerahasto-ohjelmasta rahoittavien hankkeiden hakemusten käsittelemiseksi, sekä rahoitus- ja maksatuspäätösten tekemiseksi, lisäksi tietoja voidaan käyttää mahdollisten varmennusten, jälkiseurannan ja takaisinperinnän toteuttamiseksi. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | Tiedot säilytetään pysyvästi |
| ENI-tietovaranto | Asianosaisten hankkeiden hakijoiden ja toteuttajien nimi- ja yhteystietoja, sekä hankkeiden toteuttajien henkilöstön palkkatietoja käsitellään ENI-rakennerahasto-ohjelmasta rahoittavien hankkeiden hakemusten käsittelemiseksi, sekä rahoitus- ja maksatuspäätösten tekemiseksi, lisäksi tietoja voidaan käyttää mahdollisten varmennusten, jälkiseurannan ja takaisinperinnän toteuttamiseksi. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | Tiedot säilytetään pysyvästi |
| Henkilöstötietovaranto | Henkilöstön henkilö- ja yhteystietoja, pankkiyhteystietoja, palvelussuhdetietoja ja palkkausta ja palkan maksua koskevia tietoja käsitellään Pohjois-Pohjanmaan maakuntaliiton henkilöstö- ja palkkahallinnon toteuttamiseksi. Kuntarekryn avulla kartoitetaan henkilöstön osaamista. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | 50 vuotta |
| Luottamushenkilötietovaranto | Luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja, sekä pankkiyhteystietoja käsitellään Pohjois-Pohjanmaan maakuntaliiton luottamustehtävien hoitamiseksi ja luottamustehtävien johdosta maksettavien palkkioiden ja korvausten maksamiseksi. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | Tietoja säilytetään luottamushenkilönä toimimisen ajan |
| Maakuntakaavoituksen tietovaranto | Kaavoitusprosessin asianomaisten nimi- ja yhteystietoja, sekä mahdollista kiinteistötunnusta käsitellään maankäyttö- ja rakennuslain mukaisen kaavoitusprosessin toteuttamiseksi ja maakuntakaava-aineiston tuottamiseksi. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | Tiedot säilytetään pysyvästi |
| Matkalaskutietovaranto | Henkilöstön nimi-, osoite-, pankkitili- ja matkatietoja käsitellään tarpeellisten matkustustietojen keräämiseksi ja matkalaskujen, päivärahahakemusten ja ajopäiväkirjojen laatimiseksi. | Käsittely perustuu rekisteröitävän suostumukseen. | 10 vuotta |
| Sidonnaisuustietovaranto | Tietoja maakuntavaltuuston ja maakuntahallituksen puheenjohtajistojen, maakuntahallituksen jäsenten, tarkastuslautakunnan puheenjohtajiston ja edellä mainittujen toimielinten esittelijöinä toimivien viranhaltijoiden sidonnaisuuksista käsitellään Pohjois-Pohjanmaan maakuntaliiton luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuuksien rekisteröimiseksi. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | Tietoja säilytetään sidonnaisuusilmoituksen voimassaolon ajan, jonka jälkeen tiedot arkistoidaan |
| Taloushallinnon tietovaranto | Henkilöstön nimi-, palkka- ja työ- tai virkanimiketietoja käsitellään palkanmaksun toteuttamiseksi osana kirjanpitolain mukaisesti suoritettavaa Pohjois-Pohjanmaan liiton kirjanpitoa sekä osto- ja myyntireskontraa. | Käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. | 10 vuotta |
| Työajanseuranta- ja kulunvalvontatietovaranto | Henkilöstön yksilöintitietoja ja työajanseurantatietoja käsitellään työnantajan toiminnan toteuttamiseksi. | Käsittely perustuu rekisteröitävän suostumukseen. | 10 vuotta |
| Uutiskirjetietovaranto | Uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitetta käsitellään uutiskirjeen lähettämiseksi. | Käsittely perustuu rekisteröitävän suostumukseen. | Tietoja säilytetään uutiskirjeen julkaisemisen ajan, tai kunnes rekisteröity peruuttaa tilauksensa |
| Webropol-tietovaranto | Tietoja tapahtumiin ja tilaisuuksiin ilmoittautuneiden henkilöiden nimistä, osoitteista ja sähköpostiosoitteista käsitellään tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseksi ja tiedottamiseksi. | Käsittely perustuu rekisteröitävän suostumukseen. | Tietoja säilytetään tapahtuman ja tilaisuuden järjestämisen ajan |
| Rekrytointitietovaranto | Rekrytoinnissa tarvittavat tehtävä-, hakija- ja päätöstiedot. | Käsittely perustuu rekisteröitävän suostumukseen. | Tietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan Kuntarekry-palvelussa. Lisäksi päätöstiedot säilytetään asianhallintajärjestelmässä tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.. |
Tietosuojalainsäädäntö ja Unionin tuomioistuimen ennakkoratkaisupäätös
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
.
