Hankkeen toteutusta ohjaa rahoituspäätös ja sen liitteenä oleva hankesuunnitelma sekä ohjeet Pohjois-Pohjanmaan liiton rahoittamille EAKR- ja JTF-hankkeille, jotka käydään läpi hankkeille järjestettävissä aloituspalavereissa.
Tuen maksaminen tapahtuu jälkikäteen, tosiasiallisesti aiheutuneisiin ja maksettuihin tukikelpoisiin kustannuksiin tai yksinkertaistetuilla kustannusmalleilla korvattaviin kustannuksiin perustuen. Maksatushakemus laaditaan sähköisesti EURA 2021 -järjestelmässä Hakija (eura2021.fi). Maksatushakemusten toimittamisessa tulee noudattaa rahoituspäätöksen ehtoja, ohjelman hallintoviranomaisen ja Pohjois-Pohjanmaan liiton antamia ohjeita. Hallintoviranomaisen ohjeita hankkeen toteuttamiseen sekä tiedottamiseen ja viestintään löytyy www.rakennerahastot.fi -sivustolta.
Luettelo maksatushakemuksen liitteistä (koskee kaikkia kustannusmalleja ja kaikkia toteuttajia):
- Sallittuja tiedostomuotoja ovat pdf ja excel. Suurin sallittu yksittäisen liitteen koko on 10 MB.
- Ko. jaksoa koskevat ohjausryhmäkokousten pöytäkirjat/muistiot liitteineen.
- Hankkeen ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä toimitetaan hankkeen A3-juliste ja linkki hankkeen esittelyyn toteuttajan nettisivuille.
- Hankkeen ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä toimitetaan myös hankkeen viestintäsuunnitelma. Viestinnän toteutumisesta tulee raportoida jokaisen maksatuksen yhteydessä.
- Seurantaraportit sekä viimeiseen maksatushakemukseen liitettävä loppuraportti toimitetaan toistaiseksi vielä liitteenä, koska EURAn seurantaraporttitoiminnallisuus ei ole vielä toiminnassa. Seurantaraportti toimitetaan excel-tiedostona. Seuranta- ja loppuraporttipohjat löytyvät Hankkeen toiminta | Rakennerahastot . EURA 2021 -järjestelmän julkaisuaikataulua voi seurata täältä EURA 2021 -järjestelmä | Rakennerahastot .
Lisäksi hankkeen kustannusmallin mukaisesti toimitetaan seuraavat liitteet:
Kertakorvaushanke:
- Rahoituspäätöksen mukainen tuotos esim. raportti, selvitys tai linkki digitaaliseen tuotokseen.
- Ulkopuolisen rahoituksen tosite ja tiliote, mikäli hankkeessa on ulkopuolista rahoitusta.
Flat rate 40 % tosiasiallisesti aiheutuneet palkkakustannukset (vakiosivukulumalli):
- Kirjanpidon pääkirja maksatuskaudelta.
- Ensimmäisessä maksatushakemuksessa (ja jos palkka muuttuu) toimitetaan palkkaraportti/palkkalaskelma, josta ilmenee hankehenkilön kokonaiskuukausipalkka.
- Tehtävänimikekohtainen erittely palkkakustannuksista, jos palkkakustannuksia ei ole pääkirjalla eritelty. Työajan käyttö selitetään hankesuunnitelmaan peilaten, toimenpide/työpakettikohtaisesti, maksatushakemukseen palkkakustannusten alle kohtaan Työkokonaisuudet maksatuskaudella. Hyvä kuvaus kertoo, mitä konkreettista hanketyötä on tehty/mitä on saavutettu maksatusjaksolla.
Flat rate 40 % palkkakustannusten yksikkökustannusmalli:
- Työajanseurannat, selitteitä ei vaadita. Työajan käyttö selitetään hankesuunnitelmaan peilaten, toimenpide/työpakettikohtaisesti, maksatushakemukseen palkkakustannusten alle kohtaan Työkokonaisuudet maksatuskaudella. Hyvä kuvaus kertoo, mitä konkreettista hanketyötä on tehty/saavutettu maksatusjaksolla. Työajanseurantapohja, yksikkökustannusmalli. Huom. työajanseurannassa ei saa olla henkilöiden nimiä, ainoastaan tehtävänimike, koskee myös allekirjoituksia! Toteuttajan tulee arkistoida alkuperäiset allekirjoitetut nimitiedot sisältävät työajanseurannat osana hankkeen asiakirjoja.
Flat rate 7 % ja 1,5 % kustannusmallit:
- Kirjanpidon pääkirja maksatuskaudelta.
- Kustannukset eritellään tositekohtaisesti maksatushakemuksessa.
- Kumulatiivisesti täytettävä hankintaluettelo. Hankintaluettelopohja EAKR 2021-2027.
- Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä toimitetaan kaikki hankintoihin liittyvät tositteet. Seuraavissa maksatushakemuksissa toimitetaan yli 3000 euron tositteet, pienempiä pyydetään tarvittaessa.
- Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista toimitetaan kilpailutusasiakirjat (hankintailmoitus, tarjouspyyntö, tarjoukset, tarjousvertailu, hankintapäätös ja hankintasopimus) ja pienemmistä hankinnoista muistiot tai muut selvitykset, joista tulee käydä ilmi hintavertailutiedot.
- Tosiasiallisten matkakulujen liitteeksi matka-ajan todentava matkalasku (liitteineen: taksikuitit, hotellikuitit, lentokuitit jne.), josta käy ilmi matkan alkamis- ja päättymisajankohta; sekä matka- tai kokousraportti tai muu osallistumisen todentava dokumentti esim. tilaisuuden ohjelma. Todentavasta aineistosta on käytävä selkeästi ilmi matkan tarkoitus kaikkien matkalle osallistuneiden osalta ja se, että matka aiheutuu hankkeesta. Kuitittomat kulut kuuluvat flat rateen, samoin enintään 15 km etäisyydelle virka- tai työpaikasta tai asunnosta kohdistuvien matkojen matkakustannukset.
- Tarjoilukustannusten yhteyteen on liitettävä tilaisuuden ohjelma ja osallistujalista.
- Tiedotus-, ilmoitus- tai mainoskustannusten yhteyteen on liitettävä kuvat tuotetusta materiaalista.
- Investointihankkeissa kuva pysyvästä tietokyltistä heti, kun tietokyltti on laitettu paikalleen. Koskee EAKR-hankkeita, jotka ovat kokonaiskustannuksiltaan 500 000 € tai sen yli ja JTF-hankkeita, jotka ovat kokonaiskustannuksiltaan 100 000 € tai sen yli.
Matkakulujen yksikkökustannusmalli:
- Matkakulujen yksikkökustannusmallissa maksatushakemuksen liitteinä toimitetaan matka-ajan todentava matkalasku, josta käy ilmi matkan alkamis- ja päättymisajankohta. Lisäksi toimitetaan matka- tai kokousraportti tai muu osallistumisen todentava dokumentti.
